GESTÃO DE CONHECIMENTO – PARTE 3: A ELABORAÇÃO.

Tempo de leitura: 10 minutos

Na parte 1 e na parte 2 você descobriu o que é o conhecimento compartilhado nas empresas e como seguir em seis simples passos sua elaboração. No artigo de hoje, trabalharemos com a implementação da gestão do conhecimento em empresas.

Este pode que ser um processo simples ou extremamente complicado dependendo do tamanho da sua empresa e do número de informação (tanto em quantidade como em diversidade) que transita entre ela.

De qualquer forma, os conceitos de planejamento se aplicam para todos os casos, sendo que a resposta para seu planejamento nascerá a partir de suas necessidades e de sua própria interpretação do tema.

A ideia deste artigo é justamente trazer o conhecimento do processo no geral, possibilitando que você, caro leitor e leitora do Adm sem Segredos, consiga entrar mais a fundo em cada ponto, se necessário, ou participar ativamente de uma implementação em sua empresa, dando suporte para uma equipe ou acompanhando a implementação de forma crítica.

Vale a pena lembrar que para projetos complexos, uma consultoria ou empresa especializada no tema te ajudará a errar muito menos, e consequentemente economizar tempo e dinheiro.

Por onde começar?

Retomando um pouco do artigo anterior (se você ainda não acessou, clique aqui) nós temos dois tipos de conhecimento: o explícito e o tácito.

Cada um deles entrega diferentes informações, é transmitido de diferentes formas e será armazenado de formas distintas. Por conta disto, é bastante importante compreendê-los, já que teremos de trabalhar diferentes estratégias para cada um deles.




 

Existem também duas formas de gerenciar esse conhecimento:

  • Sistemas baseados em Tecnologia: nessa categoria estão enquadrados os softwares, bancos de dados, intranet da empresa, planilhas ou qualquer outro arquivo/ local digital onde estão armazenados informações da empresa. Esse tipo de sistema funciona bem com conhecimento explícito e tem como grande dificuldade a unificação/formatação das informações de forma que toda a organização consiga falar uma “única língua”.
  • Sistemas simples: por sua vez, são fatores não tecnológicos que podem ser implementados e que ajudam tanto na divisão do conhecimento como na conexão entre as pessoas. Alguns exemplos de sistema simples são:
a) Shadowing:

“Fazer um shadow” no corporativês (conjunto de gírias corporativas) significa acompanhar de perto, por algum tempo, as rotinas de outra pessoa, literalmente sendo a “sombra” dela. Com isso, você começa a compreender todos os processos, tarefas realizadas por aquela função.

b) Mentoring:

É um “apadrinhamento” no lado de conhecimento, realização de conversas e discussões sobre temas pertinentes, bem como direcionamentos. Alguém que já possui conhecimento em determinada função irá ser o seu mentor.

c) Suporte e comunicação:

O suporte ou a forma de interligar as pessoas de forma que consigam se comunicar e esclarecer dúvidas é um dos pilares dos sistemas simples e pode ser aplicada através de tecnologias como fóruns de discussão ou sistemas de mensagens instantâneas.

d) Comunidades e grupos de divisão de conhecimento:

Neste ponto, podemos considerar fóruns, reuniões que visam um tipo específico de informação como, por exemplo, os responsáveis pela parte contábil ou então os que cuidam da parte financeira da empresa.

Os 7 Passos da Implementação da Gestão de Conhecimento

Abaixo, entraremos de forma não técnica em um processo de criação e implementação, com o intuito de colocar todos os leitores a par das necessidades mínimas de um projeto.

1º Passo: Identificar o problema do seu negócio

Antes de iniciar qualquer projeto, plano ou ação é necessário que você tenha uma visão bem clara de suas necessidades e seus objetivos com a implementação de gestão do conhecimento. Neste ponto, você não está levantando quais são as necessidades técnicas, mas as motivações e problemas centrais.




 

Eu montei uma série de perguntas que você deve fazer a si mesmo para identificar seu problema a resolver:

Porque você precisa realizar a implementação de uma gestão de conhecimento?

Porque todos os anos temos problemas regulatórios por conta de funcionários não conhecerem o processo correto e cometerem erro que gera perda de tempo e dinheiro.

O que acarretará a não implementação deste projeto?

Custos com retrabalho e possíveis ações jurídicas estimada de R$ X milhões nos próximos Y anos.

Qual é o objetivo geral?

Implementar um processo de transferência de conhecimento na área regulatória da empresa, permitindo que o resto da empresa consiga se “auto-servir” de conhecimento em uma plataforma específica.

Quais serão os indicadores de sucesso?

Redução de X% de problemas de compliance no primeiro ano, redução de XX% no segundo ano e XXX% no terceiro ano.

Qual é o orçamento?

A cartilha da Oracle sobre gestão de conhecimento aborda um tema bastante interessante: “estes projetos necessitam ter objetivos claros e realistas, então nada de tentar salvar a empresa com um sistema único integrado que reduzirá o tempo de processamento de vendas ao mesmo tempo que aumenta as conversões e diminui a hora de trabalho de todos em pelo menos 180 minutos diários com um orçamento de R$20.000! (mas..se você conseguir isso de alguma forma, me avise! Você já deveria estar rico!)

O que ela quer dizer com isso é… não seja “mão de vaca” na hora de investir em um bom sistema. As vezes o barato sai caro e comprar um sistema de qualidade inferior só porque este é relativamente mais barato pode ser uma dor de cabeça no futuro

Outra boa prática levantada pela empresa na hora do planejamento inicial é “evitar a implementação em forma de big bang em favor de uma implementação por fases”, ou seja, não faça nada “explosivo” ou de forma muito rápida. Grandes mudanças internas nas empresas devem ser feitas aos poucos e com planejamento.

2º Passo: Preparando a mudança

Como já falamos, criar uma gestão de conhecimento envolve muito mais do que implementar softwares, ela acaba mexendo em toda a cultura da empresa. Por conta disso, Tom Davenport afirma que “dois terços dos esforços devem estar focados em problemas não técnicos”.

Segundo ele, se você estiver gastando muito tempo com os procedimentos técnicos, negligenciará o conteúdo e a cultura organizacional e motivacional, fatores que tornam este essas informações realmente úteis no dia a dia.

Neste ponto, fica claro que possuir suporte executivo é essencial, não só no lado de aprovação de projeto como de implementação e manutenção, além de revisões periódicas do seu projeto.

3º Passo: Criando o time

Depois que o problema a ser resolvido com a implementação da gestão do conhecimento está bastante claro, é necessário levantar quais são as habilidades necessárias para constituir um grupo capaz dentro da organização.

Um ponto bastante importante é a definição não só de quem irá compor o grupo, mas de quem serão as áreas e pessoas informadas pelo andamento. Uma boa dica é envolver pelo menos uma pessoa de cada área envolvida no projeto.

4º Passo: Primeiro aditamento

O processo de aditamento se inicia com o grupo definido anteriormente no Passo 3 analisando e buscando pelo conhecimento que é capaz de resolver os atuais problemas da organização. Depois de definidas as necessidades, a análise deve ser quebrada em duas frentes: o conhecimento já existente e o conhecimento que será necessário construir.

Um erro bastante comum é limitar as análises as informações já existentes e não analisar as necessidades que devem ser construídas.




 

5º Passo: Definindo as funcionalidades-chave

Ok. Você já tem seu objetivo geral definido e já levantou que tipo de informações que possui e o que está faltando. Agora, é hora de analisar como sairá do ponto A (onde está agora) até o ponto B, que é o seu objetivo.

Para isso, é importante definir alguns pontos, que se aplicam tanto para o conhecimento tácito como para o conhecimento explícito.

Disponibilização e acesso: quem e quando poderá acessar cada tipo de conteúdo? As informações serão abertas? Como será feita a distribuição da informação e existirá algum tipo de hierarquia ou necessidade de aprovação de usuários?

Segurança: em sistemas tecnológicos, podemos aplicar funções de segurança ao limitar a duplicação de conteúdo e restringir alguns acessos.

Mensuração: Como vamos saber se o nosso sistema está dando certo? Qual é o nosso objetivo final e quais são algumas pequenas vitórias que queremos alcançar (exemplo: conseguir os 10 primeiros usuários, vender os 100 primeiros produtos).

Na mensuração, também será possível encontrar os resultados de seus esforços ao cruzar informações com outras áreas, tal como: redução de gastos com treinamentos, redução de custos de produção (já que todos tem melhor conhecimento de suas funções e boas práticas), diminuição de tempo de busca de informação e por aí vai!

6º Passo: Construindo blocos

Dificilmente um projeto é entregue de uma vez só. Criar módulos e ir entregando pouco a pouco é sempre a melhor opção. Tanto para ir compreendendo a reação das pessoas ao seu projeto, como para ser capaz de mudar a rota, se necessário.

Neste ponto, cada projeto será diferente dos outros, mas uma boa dica é sempre iniciar com partes do projeto que são mais “fáceis” para os usuários, ou que trazem aceitação mais rápida.




 

7º Passo: Interligando o conhecimento e as pessoas.

Agora que você já está entregando o seu projeto, vem uma das partes mais complicadas: Interligar as pessoas e fazer elas utilizarem seus novos processos e formas de compartilhar conteúdo.

A resistência é um ponto muito comum nesta parte do processo, então para interligar as pessoas é importante que você não só tenha criado uma ferramenta de fácil uso (reuniões simples, sistemas tecnológicos simples e bem definidos, rotinas administrativas integradas ou adaptadas as já realizadas atualmente) como possua apoio, ponto citado anteriormente.

Construir a plataforma em blocos e obter feedback dos usuários também facilita com que as pessoas se adaptem passo a passo aos novos processos.

Após ter compreendido como funciona uma implementação de gestão do conhecimento bastante generalista, você já pode ser capaz de implementar mudanças simples em sua organização ou em seu setor.

Como o processo pode variar de muito simples a muito complexo dependendo do número de informações, pessoas e cruzamentos existentes, bem como do que já vinha sendo usado anteriormente (ou não usado), é de extrema importância que você encontre pessoas especializadas para te dar apoio se sentir dificuldade em seu projeto!

No próximo artigo da série gestão do conhecimento vamos trazer mais algumas dicas de implementação, seguidas por alguns fatores de sucessos nesse tipo de implementação, fique ligado!!

Até a próxima!

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