Gestão de estoques, o controle.

Gestão de estoques, o controle.

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Dando continuidade na nossa série de administração estratégica, vamos falar sobre um assunto de extrema importância nas empresas, apesar de muitas ignorarem sua necessidade. O tema do artigo de hoje é a Gestão dos Estoques da empresa, como ele é feito, quem deve fazer e comentar sua importância. Vamos ao conteúdo!

O que é a gestão de estoque?

A gestão de estoque é uma importante ferramenta utilizada pela administração da empresa quando esta pode se utilizar de um volume maior ou menor de mercadorias para controlar seus custos e despesas operacionais, elevando a produtividade da companhia e tornando-a mais lucrativa.

Mas, antes de continuar a explicação do que é a gestão, vamos entender primeiro o que é um estoque:

Por definição do dicionário, estoque é a quantidade de bens ou mercadorias de que se dispõem, ou seja, no estoque está guardado o material que terá algum fim no futuro, podendo ele ser uma venda ou o consumo.

(Para conhecer o conceito contábil de Estoque clique aqui).

A origem do estoque vem de muito tempo atrás, quando as antigas civilizações realizavam um controle primitivo de todos os bens que possuíam na época. Os egípcios, por exemplo, realizavam o controle de grãos e cereais que dispunham para se alimentar, advindos de suas plantações. Tempos depois, os pastores realizavam o controle do total de animais que possuíam e que estavam sob sua proteção.

Como dito, o estoque era feito de forma rudimentar e sem muitas técnicas. Basicamente, tratava-se de verificar quanto de determinada mercadoria existia na “data 1”, quanto foi consumido durante certo período, e por fim quando havia sobrado de mercadorias na “data 2”. Nada muito complexo.

Atualmente, existem diversas técnicas de mensuração de estoques, com classificações específicas de acordo com o tipo de bem ou produto que cada empresa possui. As classificações básicas são:

a) Estoque de materiais para produção:

Conhecido também como estoque de matéria-prima, este tipo de estoque contém os materiais necessários à fabricação dos produtos que a empresa comercializará, como ferro, madeira, parafusos, chapas, plástico, soja, açúcar e muitos outros. Cada empresa possui um estoque de materiais de produção diferente, baseado no tipo de produto que ela fabrica.

b) Estoque produtivo/operacional:

Apesar de importante, nem todas as empresas realizam a mensuração deste tipo de estoque (em minha opinião por que muitas delas mal sabem que ele existe). O Estoque Operacional refere-se aos materiais utilizados em auxílio à produção como peças de reposição de uma máquina, aditivos ou lubrificantes para manter o processo produtivo.

c) Estoque de produtos acabados:

Nesta conta, encontram-se os produtos que já passaram pelo processo produtivo e encontram-se em plana disposição da empresa para serem comercializados.

d) Estoque de materiais em produção:

Muitas empresas vendem produtos que demoram mais do que algumas horas para serem fabricados, como um caminhão ou um navio, por exemplo, que não são montados do dia para a noite.

e) Estoque para revenda:

Na conta de estoque de materiais para revenda constam apenas os produtos que foram adquiridos com o intuito de serem revendidos.

f) Estoque de utensílios:

Aqui se encontram os materiais que não entram na produção da empresa, porém, são utilizados pela parte administrativa como lápis, folhas sulfite, cartuchos de impressora, canetas e afins.

Voltando a gestão do estoque, a empresa deve saber com maestria quais as quantidades exatas de materiais que podem ser utilizados na produção, bem como quantos produtos foram já elaborados, saber o fluxo de saída através da venda, dentre outras coisas, a fim de poder planejar de forma eficiente a compra e venda, equilibrando o saldo de ambos junto ao caixa.

Dos principais pontos relevantes a um administrador, podemos destacar dois:

1) O controle de materiais para produção:

Imagine uma empresa que está em plena atividade produzindo seus celulares, por exemplo, e percebe-se no meio da tarde que acabou no estoque um componente essencial que é utilizado para que o aparelho possa realizar ligações. Sem essa peça, a produção não pode continuar e, portanto, será necessário parar todas as máquinas e funcionários até que um novo lote com as tão essenciais peças cheguem… o que pode demorar dias!

Isso é impensável para uma grande empresa, mas acredite… acontece e muito!

Quando a administração do estoque não é bem realizada, um erro como esses pode comprometer o faturamento do mês inteiro, o que ocasionará não só no prejuízo monetário para a empresa, mas como no prejuízo de imagem, uma vez que ela passará para seus clientes que é uma empresa amadora, pouco profissional.

O controle de matérias-primas se torna essencial em qualquer indústria de pequeno a grande porte, tornando a área produtiva um fluxo constante e eficiente. Falando ainda em matéria-prima, manter um estoque de insumos se faz importante quando uma compra de grandes quantidades tende a baratear o valor pago, diminuindo também o custo do frete da empresa, quando ele é realizado poucas vezes pelo fornecedor.

Um bom controle de estoque de matéria-prima faz com que a empresa tenha gastos menores para fabricar seus produtos, o que no fim resulta em produtos mais baratos e consequentemente maiores lucros.

2) O controle de estoque de produtos acabados:

O primeiro ponto observado na constituição de estoques de produtos acabados é a vantagem de a empresa ter disponível uma quantidade de bens que assegure a venda regular de mercadorias, suportando momentos de “estresse” com grandes pedidos de clientes, ou dando suporte em algum imprevisto como, por exemplo, no caso de alguma máquina parar ou até em casos de greve de funcionários.

O controle também é importante na gestão administrativa de vendas, uma vez que a área comercial terá acesso aos níveis de produtos disponíveis para venda, podendo realizar grandes promoções para “desovar” os produtos que estão há mais tempo parado sem vender.

Em relação aos custos, sabe-se que a produção em linha diminui o valor gasto para fabricação de mercadorias, uma vez que manter as máquinas e o pessoal trabalhando por longos períodos (respeitando-se, é claro, as leis trabalhistas) “dilui” os gastos entre todas as mercadorias, principalmente no que tange os custos fixos. Sendo assim, só com um controle de materiais para produção eficiente é que a empresa poderá produzir em grandes quantidades, reduzindo custos e maximizando lucros.

Por outro lado, muitas empresas não conseguem trabalhar com grandes estoques uma vez que comercializam produtos perecíveis, os quais não são possíveis manter por longos períodos de tempo em depósito.

Métodos de gestão de estoque

1) Just in time:

Na tradução “No momento certo”, esta metodologia com origens japonesas prega que os produtos só devem ser produzidos de acordo com a demanda, ou seja, só quando um cliente realiza o pedido de compra. Segundo os gurus do JIT, a empresa é mais bem gerida quando tem controle sobre a quantidade exata de materiais necessários, o espaço físico necessário ao estoque dos produtos acabados e sobre o número de funcionários necessários para produzir, evitando desperdiçar dinheiro em uma linha de produção que produz cada vez mais, mesmo não tendo pedidos concretos de compra. O foco do JIT é manter o estoque zero com um menor índice de defeitos possível.

A JIT é melhor aplicada em empresas que possuem um fluxo constante de pedidos, sem grandes alterações e um tanto quanto previsível, uma vez que a empresa pode se planejar de acordo com a demanda com a qual está acostumada.

2) Curva ABC:

O sistema ABC de gestão de estoque envolve a separação dos itens por ordem de prioridade, fazendo que a empresa direcione a maior parte de seus esforços para atender a produção dos produtos com maior margem líquida, volume de vendas, custo-benefício, dentre outros parâmetros. Neste sistema, divide-se o estoque em dois grupos, sendo 1º) relacionado a produção (matéria-prima, peças de reposição, itens diversos) e o 2º) relacionado ao estoque de produtos que serão vendidos.

1º) Produção:

CLASSE A: materiais considerados primordiais por serem os mais utilizados na produção. Aloca-se na Classe A até 20% dos itens que correspondam ao total de 80% do valor de materiais na produção.

CLASSE B: os segundos na ordem de prioridade durante a produção, os itens da Classe B representam 30% dos itens que correspondam ao total de 15% do valor de materiais na produção.

CLASSE C: por fim, os itens que demandam até 5% do valor na produção e que somem juntos 50% restantes dos materiais.

2º) Vendas:

CLASSE A: direcionamento de esforços para a venda de 20% dos produtos que representem 80% do faturamento.

CLASSE B: direcionamento de esforços em prioridade inferior aos produtos da Classe A na venda de 30% dos itens que representem 15% do faturamento.

CLASSE C: direcionamento de esforços em menor prioridade dos produtos que representem 50% dos itens com percentual de 5% do faturamento.

3) A ficha de estoque

Muitas empresas adotam o controle do estoque através de fichas de estoque, uma ferramenta que auxilia o registro de entradas e saídas de materiais e produtos de forma regular. Apesar de ser um método um tanto quanto antigo, pequenas e médias empresas ainda o utilizam devido sua facilidade de aplicação, uma vez que pode ser realizado em sistemas de fácil acesso como o Microsoft Word ou através do Microsoft Excel, sem a necessidade de comprar um software de última geração que necessita de cursos e pessoas especializadas para manuseá-lo.

Em uma ficha de estoque devem conter os seguintes itens:

a) A descrição do produto/material/item que entra ou que sai.
b) O valor em unidades de medida (kg, ml, unidade, metro).
c) Datas e horários da entrada ou saída do item no estoque.
d) Valor percentual do custo (se um quilo custa R$ 10,00, por exemplo, 100 gramas custará R$ 1,00 sendo 10% do custo total).

Conclusão:

Recapitulando as regras gerais para se ter uma gestão de estoque de alta performance e que atenda as necessidades da empresa, são necessários focar em três pontos essenciais:

a) Qualidade de infraestrutura: o local aonde estão os estoques da empresa devem ser higiênicos, arejado, com pouca exposição de luz (quando necessário) e sem contato com umidade e poeira. Um armazém de baixa qualidade implica em perdas físicas e de dinheiro.

b) Previsão de demanda: a empresa deve ser capaz de mensurar qual será seu fluxo de consumo de seu estoque para sempre manter os materiais em conformidade com a produção, não havendo interrupções desnecessárias que geram perdas financeiras.

c) Monitoramento: ter um sistema que acompanhe o nível de materiais disponíveis, seja pelo sistema ABC, pelo Just In Time, bem como o controle sobre a ficha de estoque, evita que a empresa tenha “sustos” durante o mês e que seja obrigada a fazer compras emergenciais, o que pode encarecer a produção e consequentemente diminuir custos.

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Graduado em Ciências Contábeis, possui MBA em Investment Banking e está agora iniciando seu mestrado em economia. Atualmente trabalha no mercado financeiro e escreve os blogs com o objetivo de ajudar as pessoas a conhecerem um pouco mais acerca do mundo econômico, contábil e administrativo e sobre tudo o que isto implica.

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