Gestão de conhecimento parte 2: Como faz?

Gestão de conhecimento parte 2: Como faz?

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Na parte 1 você se familiarizou com o que é conhecimento, para que ele serve e como ele pode ser utilizado e propagado dentro de uma empresa.

No artigo de hoje, vamos abordar quais os diferentes tipos de conhecimento e como aplicá-los no seu dia a dia. Basicamente existem dois tipos de conhecimento dentro de uma organização e para cada um deles serão aplicadas táticas diferentes dentro da gestão do conhecimento, já que o método de transmissão é bastante diferente. Vamos a eles!

Tipos de conhecimento.

Conhecimento explícito: é aquele que inclui coisas que você consegue transmitir facilmente para outra pessoa ensinando-a, colocando em um banco de dados ou escrevendo um guia. Ensinar os protocolos de segurança da sua empresa do tipo como usar seu e-mail, quais sites pode acessar ou não, quais os sistemas que a empresa utiliza para operar são um bom exemplo (provavelmente estes pequenos protocolos estão estruturados em um guia básico dado para os novos funcionários).

Conhecimento tácito: é um pouco mais complicado, já que é difícil quantificá-lo. Este é aquele conhecimento que só você sabe por experiência, tal como aquele fornecedor que você só encontrará via telefone depois das 14:00, ou que simplesmente, se mandar um e-mail com mais de cinco linhas para um colega de trabalho ele nunca irá respondê-lo, ou aquele cliente que só aceita peças no produto X no molde Y.

Todas essas “manias” são as que os funcionários adquirem ao longo do tempo e devem ser compartilhadas, caso contrário quando esse funcionário sair da empresa, haverá um caos para entender como o antigo responsável pela determinada função realizava suas tarefas.

Ah Bruno, mas como eu implemento essa divisão de conhecimento?

Implementar um processo de gestão de conhecimento em uma grande ou média organização demanda planejamento e tempo (para não falar que é complicado), mas existem algumas ações simples e fáceis que já resolvem grande parte dos problemas de qualquer empresa se cada funcionário conseguir realizá-las.

#1. Anote e mantenha controle de tudo o que você faz

Não adianta você iniciar uma gestão de conhecimento sem dados! O primeiro passo é anotar tudo o que passa pela sua mão (seus colegas devem fazer o mesmo!). Pode ser o seu horário de entrada e saída, o número de vezes que atendeu ao telefone e qual o motivo ou até mesmo o número de horas que passou em reunião no último mês. Com o tempo, você conseguirá comparar períodos e tirar conhecimento disto.

Ter um guia de tudo que você faz com possíveis dicas não só ajudará a próxima pessoa que pegar seu cargo como diminui as ligações durante suas férias e libera o seu caminho para uma promoção, já que você ficará um tempo bem menor repassando com seu sucessor o que deve ser feito.

#2. Centralize as informações em um local

Consolidar bases de dados e deixá-las em um local único (de preferência bem organizado) facilitará a descoberta e o uso de informações. Elaborar um sistema de nomeação de arquivos e de versões de arquivos pode ser bastante usual nesta fase. Exemplos:

a) Pasta “Rotina Diária”.

b) Planilha “Principais Clientes Sudeste”.

c) Arquivo “Telefones importantes”.

#3. Dê acesso a este local para todos os interessados.

O local onde estão localizadas as informações deve poder ser acessado por todos os envolvidos ou interessados. A administração deve ser compartilhada ou centralizada em uma conta corporativa (e não pessoal) para que não ocorram perdas com a transferência de cargo.

#4. Ensine aos seus colegas a acessar e dividir as informações

Agora que você já possui um local comum para suas informações e as divide com a empresa, espalhe a informação por ai, consiga adeptos para sua nova empreitada. Estimule que todos tenham arquivos e documentação de suas atividades.

#5. Mensure Resultados

Depois de ter implementado a gestão do conhecimento em seus próprios processos, está na hora de você checar se eles foram realmente efetivos, ou seja, se te ajudaram em algo no dia a dia.

Você pode mensurar o tempo que você perdia para encontrar um documento (e que passou a ser muito menor), a diminuição de pedidos de informação (afinal, está tudo na pasta!), a diminuição do tempo de reuniões de alinhamento e até mesmo a eficácia do treinamento inicial de novos funcionários, checando em quanto tempo eles já estão habilitados para trabalhar.

#6. Conte sua história

Apesar da gestão de conhecimentos trazer benefícios para você, elabore uma apresentação das boas práticas e dos resultados para mostrar todo mundo! Se mostrar dentro da empresa é importante! Pró-atividade e capacidade de liderar projetos são pontos importantíssimos para qualquer pessoa e você acabou de demonstrar isto, com resultados factíveis!!

No parte 3, descubra como realizar estes seis passos em um projeto! Clique aqui e confira!

Até a próxima.

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