BUDGET E FORECAST – O QUE É?

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Nós já vimos aqui no blog como os gestores devem realizar o controle das finanças de sua empresa através das técnicas aplicadas pela administração financeiras como, por exemplo, o controle do capital de giro e fluxo de caixa.

Mas como será que se inicia o processo de controle financeiro de uma empresa? Seria estipulando metas? Colocando objetivos? Analisando os processos da empresa?

A resposta para estas dúvidas podem estar todas em apenas duas palavras: budget e forecast.

Budget, estipulando metas.

Advindo do dicionário da língua inglesa, a palavra budget significa “orçamento”, que é nada mais nada menos do que o ato de calcular e avaliar os possíveis custos, despesas e receitas de um plano de ação, discriminando a origem e a aplicação dos recursos da empresa.

Traduzindo para uma linguagem mais simples, realizar um orçamento é quando uma empresa, gestor ou funcionário determina quais serão os objetivos de determinado projeto, descrevendo detalhadamente as receitas que trarão recursos para fomentar o projeto, e também onde o dinheiro obtido será aplicado, como na compra de máquinas, contratação de novos colaboradores, investimento em treinamentos e etc..

O desenvolvimento de um budget geralmente se dá próximo ao fim do ano, quando os gestores da empresa começam a planejar os passos a se tomar para a empresa no ano seguinte. Para a elaboração do orçamento, são analisados os dados dos meses anteriores, verificando o que foi projetado e o que foi efetivamente alcançado durante o ano inteiro.




 

Assim que o budget está finalizado, ao início do novo ano inicia-se sua aplicação, realizando o acompanhamento das metas estipuladas. A principal função de um budget é planejar o futuro baseado no presente e passado, dando aos controladores da empresa um norte.

Diversas decisões empresariais são tomadas de acordo com o que ocorreu nos anos anteriores, sendo a base do próximo ano, quando os gestores estipulam metas do tipo “crescer 10% do faturamento”, “diminuir os custos em 30%” ou “ganhar 12% de market-share”.

Importante: vale lembrar que as metas traçadas por uma empresa devem ser alcançáveis e plausíveis, ou seja, nada adianta colocar como meta “triplicar o faturamento de minha empresa” e a empresa não criar condições para isso.

Se a companhia não investir em novos pontos de venda, renovação das máquinas e contratação de novos funcionários será quase impossível triplicar o faturamento atual. Portanto, mais do que saber o que é um budget, a empresa deve saber criar e gerenciar um budget com metas que os funcionários possam atingir, sem ter de “se matar” de tanto trabalhar.

Ano, semestre, bimestre e dia.

Existem também outros tipos de budget que não são estipulados para um ano inteiro e servem para trazer melhor sensibilidade aos planos da empresa, uma vez que possuem um cronograma menor, podendo ser mais bem acompanhados e avaliados. Dentre os demais tipos de budget, temos:

Budget Semestral:

Utilizado para mensurar o que foi feito durante os primeiros seis meses do ano e, posteriormente, nos seis meses do ano restantes. Quebrando-se o ano em dois blocos de seis meses (Janeiro à Junho e Julho à Dezembro), a empresa pode ter uma ideia melhor se conseguirá realizar seus planos, podendo ajustar suas metas de acordo com o apurado no primeiro bloco.

Budget Trimestral:

O budget trimestral é usualmente utilizado em empresas de capital aberto, uma vez que elas precisam enviar ao mercado financeiro seus resultados e dados, para que os investidores tenham conhecimento do comportamento da empresa nos períodos analisados. São ao todo quatro trimestres (1º Tri: Jan – Mar, 2º Tri: Abr – Jun, 3ºTri: Jul – Set, 4ºTri: Out – Dez).




 

Budget Mensal:

Utilizado em grande escala por empresas com um elevado número de funcionários, o budget mensal auxilia no controle de metas individuais, uma vez que os funcionários precisam informar o que foi alcançado dentro de cada mês, dando conhecimento ao gestor para que este consiga prever se a meta do ano será alcançada.

Há ainda diferentes budgets, como os bianuais (para dois anos), os bimestrais (a cada 2 meses) e até os realizados a cada 45 dias. Na prática, cada empresa pode criar seu budget pessoal que lhe caiba melhor.

Forescast, ajustando as metas.

Se lembra que eu disse que a empresa deve acompanhar ao longo do tempo como estão as metas de seu budget inicial? Pois é… fazer esse acompanhamento é exatamente o que o forecast significa.

Forecast é a realização de análise e acompanhamento das metas traçadas pelo budget, confrontando dados entre períodos para saber se a empresa está no “caminho certo” do que foi estipulado ou então procurar realizar ajustes de tal forma que o objetivo principal seja mantido.

No caso de haver uma grande diferença entre o orçado versus o realizado, a empresa deve sentar e realizar uma avaliação se deve manter o mesmo budget (e como manter) ou se deve adotar um novo orçamento com metas mais adequadas.

É bastante comum, em tempos de crise, as empresas realizarem constantes mudanças em seus budgets de tal forma que elas possam se adaptar conforme a mudança de cenários.

Como elaborar um budget?

– Quem deve participar?

Existem especialistas que afirmam que somente os gestores devem participar da elaboração de um budget, uma vez que são eles quem conhecem informações relevantes para determinar o foco da empresa, enquanto outros dizem que todos os níveis da empresa devem estar envolvidos, trazendo melhor interação entre as áreas.

Em minha opinião, deve haver um misto entre a alta cúpula da empresa aliado com gestores e analistas, até porque os analistas serão aqueles que efetivamente colocarão a “mão na massa”. Apenas receber ordens do que deve ser feito é ruim para todo mundo, portanto é interessante deixar todos os funcionários envolvidos “dentro” do que a empresa tem como foco.




 

– O que analisar?

Para a construção de um orçamento adequado, os gestores da empresa devem estar atentos ao mercado em que atuam para averiguar se o objetivo da empresa é compatível com a atual situação mercadológica.

Se o PIB do país estiver em recessão e os setores de consumo estiverem em baixa, uma empresa que vende eletrodomésticos dificilmente conseguirá driblar a crise sozinha e crescer suas vendas em 20%. Sendo assim, o budget deve estar em linha com a situação econômica atual.

É importante verificar o crescimento do setor da empresa, as condições econômicas como PIB, SELIC, Inflação, crescimento da renda e do crédito, dentre outros.

– Como analisar?

O primeiro passo é levantar o maior número de informações possíveis com os diversos tipos de funcionários. Após o levantamento e a combinação dos dados, os gestores da empresa terão uma visão macro de como a empresa vem se comportando ao longo dos últimos anos, dando poder de projeção para como a empresa estará nos próximos anos.

Pontos como o crescimento dos últimos faturamentos, evolução do quadro de funcionários, margens de lucro/retorno de investimentos e crescimento das dívidas devem ser comparados e utilizados para a criação das novas metas.

Então é isso! Agora que você já sabe realizar um orçamento, vá atrás do crescimento para sua empresa!! Se gostou, não deixe de compartilhar!

Até a próxima!

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