Budget e Forecast

Budget e Forecast

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Nós já vimos aqui no blog como os gestores devem realizar o controle das finanças de sua empresa através das técnicas aplicadas pela administração financeiras como, por exemplo, o controle do capital de giro e fluxo de caixa.

Mas como será que se inicia o processo de controle financeiro de uma empresa? Seria estipulando metas? Colocando objetivos? Analisando os processos da empresa?

A resposta para estas dúvidas podem estar todas em apenas duas palavras: budget e forecast.

Budget, estipulando metas.

Advindo do dicionário da língua inglesa, a palavra budget significa “orçamento”, que é nada mais nada menos do que o ato de calcular e avaliar os possíveis custos, despesas e receitas de um plano de ação, discriminando a origem e a aplicação dos recursos da empresa.

Traduzindo para uma linguagem mais simples, realizar um orçamento é quando uma empresa, gestor ou funcionário determina quais serão os objetivos de determinado projeto, descrevendo detalhadamente as receitas que trarão recursos para fomentar o projeto, e também onde o dinheiro obtido será aplicado, como na compra de máquinas, contratação de novos colaboradores, investimento em treinamentos e etc..

O desenvolvimento de um budget geralmente se dá próximo ao fim do ano, quando os gestores da empresa começam a planejar os passos a se tomar para a empresa no ano seguinte. Para a elaboração do orçamento, são analisados os dados dos meses anteriores, verificando o que foi projetado e o que foi efetivamente alcançado durante o ano inteiro. Assim que o budget está finalizado, ao início do novo ano inicia-se sua aplicação, realizando o acompanhamento das metas estipuladas.

A principal função de um budget é planejar o futuro baseado no presente e passado, dando aos controladores da empresa um norte. Diversas decisões empresariais são tomadas de acordo com o que ocorreu nos anos anteriores, sendo a base do próximo ano, quando os gestores estipulam metas do tipo “crescer 10% do faturamento”, “diminuir os custos em 30%” ou “ganhar 12% de market-share”.

Importante: vale lembrar que as metas traçadas por uma empresa devem ser alcançáveis e plausíveis, ou seja, nada adianta colocar como meta “triplicar o faturamento de minha empresa” e a empresa não criar condições para isso. Se a companhia não investir em novos pontos de venda, renovação das máquinas e contratação de novos funcionários será quase impossível triplicar o faturamento atual.

Portanto, mais do que saber o que é um budget, a empresa deve saber criar e gerenciar um budget com metas que os funcionários possam atingir, sem ter de “se matar” de tanto trabalhar.

Ano, semestre, bimestre e dia.

Existem também outros tipos de budget que não são estipulados para um ano inteiro e servem para trazer melhor sensibilidade aos planos da empresa, uma vez que possuem um cronograma menor, podendo ser mais bem acompanhados e avaliados. Dentre os demais tipos de budget, temos:

Budget Semestral: utilizado para mensurar o que foi feito durante os primeiros seis meses do ano e, posteriormente, nos seis meses do ano restantes. Quebrando-se o ano em dois blocos de seis meses (Janeiro à Junho e Julho à Dezembro), a empresa pode ter uma ideia melhor se conseguirá realizar seus planos, podendo ajustar suas metas de acordo com o apurado no primeiro bloco.

Budget Trimestral: o budget trimestral é usualmente utilizado em empresas de capital aberto, uma vez que elas precisam enviar ao mercado financeiro seus resultados e dados, para que os investidores tenham conhecimento do comportamento da empresa nos períodos analisados. São ao todo quatro trimestres (1º Tri: Jan – Mar, 2º Tri: Abr – Jun, 3ºTri: Jul – Set, 4ºTri: Out – Dez).

Budget Mensal: utilizado em grande escala por empresas com um elevado número de funcionários, o budget mensal auxilia no controle de metas individuais, uma vez que os funcionários precisam informar o que foi alcançado dentro de cada mês, dando conhecimento ao gestor para que este consiga prever se a meta do ano será alcançada.

Há ainda diferentes budgets, como os bianuais (para dois anos), os bimestrais (a cada 2 meses) e até os realizados a cada 45 dias. Na prática, cada empresa pode criar seu budget pessoal que lhe caiba melhor.

Forescast, ajustando as metas.

Se lembra que eu disse que a empresa deve acompanhar ao longo do tempo como estão as metas de seu budget inicial? Pois é… fazer esse acompanhamento é exatamente o que o forecast significa.

Forecast é a realização de análise e acompanhamento das metas traçadas pelo budget, confrontando dados entre períodos para saber se a empresa está no “caminho certo” do que foi estipulado ou então procurar realizar ajustes de tal forma que o objetivo principal seja mantido.

No caso de haver uma grande diferença entre o orçado versus o realizado, a empresa deve sentar e realizar uma avaliação se deve manter o mesmo budget (e como manter) ou se deve adotar um novo orçamento com metas mais adequadas.

É bastante comum, em tempos de crise, as empresas realizarem constantes mudanças em seus budgets de tal forma que elas possam se adaptar conforme a mudança de cenários.

Como elaborar um budget?

– Quem deve participar?

Existem especialistas que afirmam que somente os gestores devem participar da elaboração de um budget, uma vez que são eles quem conhecem informações relevantes para determinar o foco da empresa, enquanto outros dizem que todos os níveis da empresa devem estar envolvidos, trazendo melhor interação entre as áreas.

Em minha opinião, deve haver um misto entre a alta cúpula da empresa aliado com gestores e analistas, até porque os analistas serão aqueles que efetivamente colocarão a “mão na massa”. Apenas receber ordens do que deve ser feito é ruim para todo mundo, portanto é interessante deixar todos os funcionários envolvidos “dentro” do que a empresa tem como foco.

– O que analisar?

Para a construção de um orçamento adequado, os gestores da empresa devem estar atentos ao mercado em que atuam para averiguar se o objetivo da empresa é compatível com a atual situação mercadológica.

Se o PIB do país estiver em recessão e os setores de consumo estiverem em baixa, uma empresa que vende eletrodomésticos dificilmente conseguirá driblar a crise sozinha e crescer suas vendas em 20%. Sendo assim, o budget deve estar em linha com a situação econômica atual.

É importante verificar o crescimento do setor da empresa, as condições econômicas como PIB, SELIC, Inflação, crescimento da renda e do crédito, dentre outros.

– Como analisar?

O primeiro passo é levantar o maior número de informações possíveis com os diversos tipos de funcionários. Após o levantamento e a combinação dos dados, os gestores da empresa terão uma visão macro de como a empresa vem se comportando ao longo dos últimos anos, dando poder de projeção para como a empresa estará nos próximos anos.

Pontos como o crescimento dos últimos faturamentos, evolução do quadro de funcionários, margens de lucro/retorno de investimentos e crescimento das dívidas devem ser comparados e utilizados para a criação das novas metas.

Então é isso! Agora que você já sabe realizar um orçamento, vá atrás do crescimento para sua empresa!!

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Formada em Comunicação Social com habilitação em Rádio e TV, sempre se encantou com diversas formas de comunicação através das mais diversas mídias sociais. Atualmente cursando sua segunda graduação em Adminstração, procura conciliar ambas as áreas em busca de um novo modelo para realizar a gestão dos novos moldes de empresas do século XXI.

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